الملفات الإستنادية
مقدمة
تواجه المكتبات في عصر الإنفجار الوثائقي مشاكل عويصة لفهرسة وترتيب المؤلفات والوثائق والمؤلفين، خاصة تلك المداخل التي تتعدد صيغتها وأشكالها من بين عدة أشكال أو صيغ. وقد تعد المداخل أو نقاط الوصول أو الإتاحة (الأسماء، العناوين الموحدة والسلاسل، رؤوس الموضوعات) من أهم بيانات الفهرسة، والتي عن طريقها يتم الوصول إلى مصادر المعلومات.
مفهوم الضبط الإستنادي
يعرف الضبط الإستنادي على أنه : مجموعة من الإجراءات أو الأساليب التي يتم بواسطتها إقرار واعتماد الرؤوس و المداخل المقننة المستخدمة في التسجيلات الببليوجرافية أو فهارس المكتبات ومراكز المعلومات، وتكون في ملف خاص بها، وتعتبر حلقة صلة بين مصادر المعلومات والمستفيد، فعن طريقها يتم الوصول إلى مصادر المعلومات، على أن يتم تحديث وصيانة الملف الاستنادي بشكل مستمر للحفاظ على جودة الملف وفعاليته.
اهمية الضبط الإستنادي
للضبط الإستنادي أهمية بارزة في المكتبات ومراكز المعلومات، حيث تعد المداخل أو نقاط الوصول (الأسماء – العناوين الموحدة – السلاسل – رؤوس الموضوعات) من أهم بيانات الفهرسة
أسباب الحاجة إلى الضبط الإستنادي في المكتبات (المؤلفين)
- قد يغير الشخص اسمه أو شكل الاسم أو أن يتخذ الشخص اسماً مستعاراً.
- قد يتشابه اسم شخص مع اسم شخص آخر.
- بعض أسماء الأشخاص معقدة في عناصر المدخل بسبب الجنسية أو بسبب الاختلافات في الممارسات والتقاليد للبدائل المختلفة أو بسبب التعبيرات في اللغات المستخدمة في أعمال المؤلف.
أهداف الضبط الاستنادي في المكتبات
- توحيد الأسماء، والعناوين الموحدة، والسلاسل، ورؤوس الموضوعات كرؤوس مقننة في التسجيلات الببليوجرافية، بحيث تضمن استرجاع كل الأعمال لمؤلف معين بنفس المدخل، وتوفير المعلومات التي تساعد على تمييزه عن الأشكال الأخرى التي تشبهه
- بناء نقاط إتاحة أو وصول في الفهرس، لكي يتمكن المستفيدون من البحث بسهولة ويسر.
- توفير ملفات استنادية مشتركة على المستوى المحلي، أو الإقليمي، أو الدولي، بهدف تبادل التسجيلات الاستنادية مع المكتبات الأخرى لتقليل التكلفة، والوقت، والجهد.
- الصيانة والمراجعة الدورية المستمرة للأشكال المختلفة للمداخل، بما يتناسب مع تطور الرؤوس.
- تحقيق الترابط بين الأشكال المختلفة للمداخل عن طريق الإحالات أو غيره، وربط الملفات الاستنادية بالتسجيلات الببليوجرافية.
- تعطي الملفات الاستنادية دقة أفضل عند الاستدعاء، وبالتالي توفر وقت المستفيد في البحث، فعدم وجود الضبط الاستنادي يؤدي إلى زيادة معدل الاستدعاء على حساب التحقيق
- تحقيق الترابط بين الأشكال المختلفة للمداخل عن طريق الإحالات أو غيره، وربط الملفات الاستنادية بالتسجيلات الببليوجرافية.
- تسهم الملفات الاستنادية في خلق فهارس ذات جودة عالية، فالملفات الاستنادية تشكل عاملاً مهماً في جودة قاعدة البيانات، وتبين مدى دقة المفهرس في تطبيقه للقواعد والإجراأت التي تؤدي إلى التقليل من الأخطاء وإزالة التسجيلات المتكررة.
انواع الملفات الإستنادية
الاسماء
ملف إستناد للأسماء، و يضم:
- أسماء أشخاص
- أسماء الهيئات
- أسماء الأماكن
- العناوين المقننة
السلاسل
- ملف إستنادي للسلاسل
المواضيع
- ملف إستنادي للمواضيع